前回の記事で「アイデアを逃さない 情報カードの下準備」と題して書きましたがコンテンツの補助としてYouTubeに動画をアップしました。

話は下手ですが参考になれば幸いです。
Aki’s PoIC System YouTube
アイデアを逃さない 情報カードの下準備

Twitterについて
Twitter上で「#PoIC」と検索するとPoICに関する情報交換が活発に行われています。私は今のところ、アカウントを持ってはいるのですがたまに書く程度です。
インターネット上で情報の「収集」は簡単だけど「絞る」という行為は非常に骨の折れる作業です。
パンクしない様にちょっとずつ参加したいと思います。

本文

前述の通り、Twitter上でPoICに関する情報交換が活発です。その中でPoICシステムを、デジタル・アナログどちらの環境で構築するのが良いかという議論が行われていましたので、私の考え方を事例としてご紹介します。

PoICシステムとしてのアナログ・デジタルの違いについて簡単に（勝手ですが）定義しておきます。
デジタル・アナログは扱うデバイスの違いとしておきます。

デジタルデバイス
・コンピュータ機器全般
・モバイル端末（iphoneをはじめとするスマートフォンを含む）
・ソフトウェア
ソフトウェアはローカルアプリ、WEBサービス等ありますが、上記のハードウェアに実質何らかのアプリケーションを含めてデジタルデバイスとしておきます。

アナログデバイス
・紙類・情報カード・ノート・メモ帳など
・記入用にペン
ここではデバイスの違いをこの様に定義しておきます。

PoICシステムの環境はデジタル・アナログのどちらが良いのか？

結論から言うとどちらでも良いと考えています。天秤に掛けて自分の仕事や生活環境に合った方を採用すれば良いと思います。重要なのは実際に運用してみる事です。いざアイデアを具現化してみると案外想像していた事と違うことが多いです。

Hawkexpress氏のサイトでPoICと生活環境について書かせてもらっていますのでこちらも参考にして頂ければと思います。

PoICと生活環境 Pile of Index Cards Aki’s PoIC system

私の場合は全てアナログツールで統一する、という結論になりました。例外としてコンピュータに記録しておく内容はコンピュータそのもので扱う情報であり、ファイル全般です。資料性の高い情報、PDFやWEBサイトはA4にプリントアウトして保管します。

アナログ環境を採用している理由を書きます。
PoIC環境の話に限らず、新しいデジタル機器が生まれる度にこの様な議論が出ます。論点は様々だと思います。

デジタル・アナログの違いを解釈する時、道具に何を使うかという視点ではなく「どんなユーザインターフェース（UI）を採用するのか」と考えられるのではないでしょうか？
ユーザインタフェース ウィキペディア日本語版

自分とPoICを繋ぐ接点としてUIを捉えた場合、入力はマウスとキーボードとなり出力はモニタです。iphoneで言えばタッチパッドとモニタにあたります。

アナログの場合入力はペンなどの筆記具となり出力は情報カードなどの紙を置く場所そのものとなります。

自分専用のPoICを知的生産システムとしてうまく機能させたい場合、どの様にUIを自分用に設計するかが鍵となり、最終的に生産される「何か」は後々必ずUIに影響を受けます。

PoICシステム上で最もUIの影響を受ける部分は情報の再生産です。
再生産する Pile of Index Cards

私がデジタル環境でPoICシステムを作れないのは「可視化」という部分に一番重み付けをしており、情報の俯瞰や並べるだけのスペースが確保出来ないからです。

実際にデジタル環境で再生産の手法「データマイニング」「KJ法」などを行おうとすると作業スペースの全てがモニタ環境によって制限されます。比較的大きめの23インチでも1920×1080、携帯端末であれば2.5～3.5インチというスペース的制限の中で再生産を行う必要があります。

アナログ環境をデジタル上で再現出来ないだろうかと考えた事がありますが殆ど妄想で終りました（再生産時に使うPoIC専用のPCモニタは畳一畳分のサイズがあれば可能か）
かなり厳しいものがあります。

逆にこれらの問題
・再生産時にモニタ上のスペースでも代替出来る手法がある。
・スペースの制限はそこまで重要ではない。
UIの問題をクリア出来ると判断した場合、デジタルデバイスのメリットを最大に活かし多くの可能性が見い出すことも出来ると思います。

PoICシステムを構築する上でのデジタル・アナログ環境の違いについて私の考え方を解説しました。

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新しい発見や備忘録、知らなかった英単語の意味。情報カードへ記入したい内容は突然やってくる事が多いです（しかも日常的に）

外出時であれば測量野帳になぐり書きでも良いので一気にメモを取ります。デスクワークも同様で出来る限り早く記録したいと常に考えています。

ここでてこずってしまうと自分の中でぐぐっとストレスを感じるし、逆に仮想メモリへの一時記憶であったとしても確実に情報カードへ転記出来るので安心です。

記入したい内容を最優先に考えて情報カードへ記録し、付加情報は全て事前に入力しておく方法をケーススタディとしてご紹介します。

事前に付加する情報は仕事の隙間時間を利用して出来る限り簡単に済ませています。

【4タグ】
一枚ずつマーキングしていると案外時間の掛かる作業です。太めのマジックを使って30枚位まとめてで印を付けてます。4タグを記入したらブランクカード置き場に手前から記録・発見・GTD・参照の順に並べます。間に見出しカードを使って仕切りを作っておくと情報カードを取りやすくなるので便利です。

【アイコン】
同じくアイコンも事前に書いています。普通に手書きする事もあれば、プリンターでまとめてプリントアウトする事もあります。

【日付情報だけはその都度記入】
日付情報だけはカードへ記入する直前にゴム製の日付スタンプを使っています。さすがに時間までは入力出来ませんが書手きに比べれば随分と記入が楽になります。

時間の記入は自分の中で改善の余地があると思っています。電子タイムスタンパーを導入する事で日付から時間までを一気に入力出来る様です。

s_h_i_r_o_u_t_oさん 電子タイムスタンパーの写真（Flickr）
http://www.flickr.com/photos/shirouto/458549045/

ふぉくかふさん 電子タイムスタンパーの写真（Flickr）
http://www.flickr.com/photos/20982314@N02/2299095317/

少々値段は張りますが導入を検討しています。

しばらくお休みしていました、管理人です。個人的に情報カードを使ったシステムが完成しており、思い切り自己満足しておりました。日常の中でごく普通に機能しています。

今回は以前から書きたいなと思っていた事を紹介します。

ネットでガシャガシャ検索するのも仕事のひとつになっています。

度々目にするのは「LifeHack」をテーマにしたコンテンツです。個人レベルの運営で1日1記事なんてブログもあったり・・凄いなぁ。。私はそんなにネタを持っていないのでちょっと無理です。

様々な手法が紹介されています。しかしながら私が取り入れるには困難な事例、アイデアが非常に多いと感じました。

今日はそんな事をお話します。各々のやり方がありますのでふーん位で読んで頂ければと思います。

【デジタルで普遍的な知的生産システムは構築不能】
私は情報を記録したり何かアイデアが見つかった時、予定がある時、全ての情報をペンと紙を使って管理します。具体的には情報カードに全ての記録を収めます。

コンピュータで知的生産を支援するアプリケーションがあります。GTDを再現する様なWEBアプリケーションもあればGmailやGoogleカレンダーを使ってスケジュール管理する事も可能です。

モバイル環境を例に挙げるとiphoneやAndroid端末で多くのアプリも利用出来るし、単純に情報を記録するだけなら普通の携帯電話でも可能です。

【私も新しモン好きだった】
ソフト、ハードを含めたデジタルツールを利用した知的生産システムは一見、スマートに見えますが、非常に脆弱である事が多いです。過去にデジタルツールをふんだんに取り入れて思い切り破綻した経験があり、当時の現状と今を重ねてみると非常に似ている様に感じます。私の場合はSONYのPDAでした。その後はコンピュータでの試行錯誤です。

【デジタルツールを使うにあたり覚悟しておきたいこと】
デジタルツールを使った知的生産で継続するがどの辺りで厳しいのか、システムが破綻しやすい理由を挙げます。

ハード＋ソフトが末永く続けば問題ないのですが、これらの環境、実は「今だから使える」という場合が殆どです。つまり今のインフラが全て継続しないと成り立たない。

コンピュータ用アプリケーションだった場合を考えてみると、アプリケーション提供元が開発を打ち切ったりハードウェアが生産終了になったり・・案外簡単に環境の新規構築を迫られます。

【そのシステムは継続可能か？】
代替えのサービスやアプリケーションが見つかった場合はラッキーですが、自分なりの使い方を模索する時間、学習コストなど悩みは尽きません。

デジタルで構築した知的生産システムを新たに作る場合、一番問題になるのが過去の情報をどの様に移行するかです。

例えばiphoneアプリでずっとアイデアを書きためていたとします。新しいシステムに丸ごと移行したければ少なくともエクスポート機能でなんらかのフォーマットに変換する必要があります。CSVかもしれませんし、XMLかもしれません。「そんなもん無い」という事も想定出来ます。

過去の情報と言う財産を活かす事が出来ないのは非常に残念な事ですが、こんな事が起こりうるという事は使う側が知っておいた方が良いです。

デジタルを使った知的生産システムは外部の環境に大きく依存します。

過去にPalmOS＋SONYクリエ＋アプリケーション＋PC同期で全ての情報を一元管理していた時期があります。予定、アイデア、ToDoリスト、日報作成など便利に使っていました。そんな時、ハードであるSONY CLIEが生産を終了しました。

同時にPalmOS用アプリケーションの殆どは開発を終了しています（国内では）

気にせずにそのままCLIEを使用していましたが、バッテリーのヘタリやUSBコネクタの不具合等で
案外あっさりとハードの寿命が来ました。そこで同等の環境を手に入れようとしましたが国内でPalmOSを採用したデバイスは殆どなくなっていたのです。PDAというモバイル端末自体が衰退しました。

これはまずい・・・代替え品が無い。

ノートパソコンでなんとか代わりにならないかと試行錯誤しましたが、結果的に行き着いたのは紙とペンで記録する手法です。

これだったらそう簡単に世の中から無くなる事はない。故障もない。

知的生産システムにわざわざ紙を使うのはこんな背景があります。

補足
過去の情報を必要としなければその時その時で気に入ったソフトを気軽に利用すれば良いと思います。

以前から、PoICの提唱者Hawke氏より「自分のPoICマニュアルをWikiで公開してはどうか」というご提案があったのでPile of Index Cards 日本語サイトにて公開を始めています。

実は今年の3月辺りからひっそりと書いていたのですが、仕事ばかりの生活で更新が止まっていました。マメにPoICWikiはチェックしていたのですが、最近になってびっくりした事があります。トップページにHawk氏のオリジナルPoICマニュアルがサイドバーに引っ込められ、代わりに私のPoICシステムとk さんの「PoIC（Pile of Index Cards）で知的生産する v. 1.0」が紹介されていました。

PoICブログ「Next Generation」にて「新しいものは「積み重ね」が崩れる時に生まれる」「これは私に取っては「死」を意味します。しかしそれは次の世代の「生」のためです。」

この様な理由だそうです。直接Hawk氏に聞いた訳ではありませんが、意図は理解したつもりです。

wikiで構成されたPoICマニュアルも情報カードの様に積み重ね、そして崩す。それは再生産に当たるのでしょう。Wikiで紹介されているマニュアルでさえ形の違うひとつのPoICという事ですね。

「Next Generation」
Wikiという形をしたPoICを再生産するのは差し当たって私とｋさんが紹介ると思います。自分の変化し続けるPoICを紹介出来る場を提供してくれた事にも感謝していますし、何よりも多くの知的生産の向上を日々願う方の参考になればこれ程嬉しい事はないです。

私からも1つの提案ですが、日常的にPoICを実践している方がいるのであれば是非PoICWikiにて紹介して欲しいなと思います。

Wiki上に様々なメソッドが蓄積され、再構築する度にPoICがぐにゃりぐにゃりとマインドマップの様に沢山の枝葉が出てきたらきっと「楽しくて素敵な何か」が生まれると思いませんか？私はそう思うとわくわくするんですｗ

参考リンク
Pile of Index Cards 日本語版 メインページ
PoIC マニュアルの書き方

今日は「これからPoICをはじめてみたい」「でもなんだか難しそう」という方に向けて筆者がどの様に情報整理に取り組み始めたのかを簡単ですが紹介したいと思います。

例えば「POICは使える！」「使えない！」「GTDは良く出来た考え方だ！」「いやいや、全く役に立たない」云々。。特にインターネットやブログが普及している最近では個人が発信している多くの情報を手に入れる事が出来ます。

ただ、上記の様な論点があるとすれば個人的にはちょっとナンセンスかな、と考えています。このブログでは何回か書いていますが個人によって生活する環境も違えば考え方も違うからです。Pile of Index Cards であれGetting Things Doneであれ、1つの手法を標準的に、また、ある程度万人に向けて指南してくれる「根幹」である以上はそれらをベースにして自分に合った手法や考え方を模索する必要が必ず出てくると思っています。

言われたまんま（誰がやれと言っている訳ではありませんが）システムを構築している限り良い答えは出ないかもしれません。模索、試行錯誤した中に自分の肌に合ったシステムを構築出来るのではないのでしょうか？その辺はショートカットしないでゆっくり時間を掛けてテスト運用を繰り返す事が重要だと思います。

例えばPoIC提唱者のHawkexpress氏だってきっと試行錯誤を重ねた結果やプロセスを、Wikiやflickerで紹介していると思うし、ＧＴＤ提唱者のデビッド・アレン氏も然りでしょう。

私の場合だと、考え方は判った。手法もある程度理解した。ただ実践した事が無いので魅力を感じると同時に抵抗感があった事を覚えています。そこで自分は小さいPoICシステムから運用を初めて、自分にとって良いと思った事に対して少しずつ広げていったプロセスを少しお話したいと思います。

まずは運用する為のツールが必要です。PoICであれば情報カード、Dock、サブシステム、ペンあたりでしょうか？いきなり全部揃えると結構なイニシャルコストが掛かります。そこで私はとりあえずPile of Index CardsのWikiを全てプリントアウトし、考え方の部分を少しずつ勉強しながらシステムを肌で理解する為、情報カードの代わりに小さいメモ帳、Dockには押し入れにたまたまあったフロッピーディスクケースを代替として使いました。

メモを取ったらケースに貯めていくという簡単な手法です。一週間程度で貯まったカードをレビューすると新しい発見やアイデアがメモの中にありました。ただ、所詮メモ帳という事で紙が薄っぺらい。タグを付けるのも困難。ちょっと使い難かったので早速情報カードを最低ロットで数種類のサイズを買い、同じ様に運用しました。

コスト的に少々掛かりましたが、自分に合ったサイズ（5×3）Dockは100円ショップで適当なサイズのものを揃えました。はじめて情報カードというものを使ってみましたが、自分にとって大事な記録として残すのには厚手の情報カードは非常に使いやすかった事を覚えています。長い間保管するには向いていますね。

さらにしばらく運用してみて、他の人はどの様に情報の整理をしているのだろうという興味が湧き、PoICで紹介されている書籍を数冊購入。発行した年を確認し相当古い事に少々驚きましたが先人達の溢れるアイデアにとても刺激されました。

それらを大いに参考にして自分に合った今のシステムを構築し、今でも少しずつ使いやすい様に改良を加えています。

この様に私の場合は先人に習い、手元にある道具を使ってみて「こうした方が良いんじゃないか」といろいろ試したり考えながら道具を買い足してシステムを組んでみました。

システム自体をすぐに構築するのはなかなか難しいと思うので、ゆっくりと自分にとって快適な環境を積み上げる事が長く続けるコツだと思っています。

参考になれば幸いです。

書き溜めていた情報カードがかなりの数になったのでPoICの一番の醍醐味（と言っても過言ではないと思っています）であるタデータマイニングによる情報の再構築、再生産をしました。

ちょっとした気付きもあったので書いておこうと思います。
今回は情報カードの量ではなく書き溜めた中身、そしてDock内に起こった事についてです。

PoICでのデータマイニングについてはPile of Index Cards 日本語版「再生産する」に
詳しく記述されていますのでそちらを参照して下さい。

情報カードを時系列以外でバラすのは今回が初です。なんだか時系列を「崩す」事に妙な抵抗を覚えたのは私だけでしょうか？今まで頑なに守ってきたある種のルールを壊すわけですからね。

2008年6月～2009年の2月分ですので相当な枚数になります。
枚数は分類、お役御免カードをはじいてから計算するするので現状把握していません。

興味深かった点はDockの中が数個のテーマを中心に積み重なっていた事。
（どうひっくり返しても役に立たないカードももちろんありました）
始めは記録からの再生産という少々アバウトな目的からより具体的な目的が見えた事。

その目的に必要な情報やアイデアをまとめて気付いた事は一つのプロジェクトを始める上で
必要なデータベースがテーブルの上に既に出来上がっていました。

情報カードのカタマリです。

面白いアイデアや発想、これからやるべき事はこんな所からひょこっと落ちてきました。
今後はもう少し短いスパンでグルーピングしたいですね。

情報が溢れ返る前にです。

PS
このブログを運営しているサーバが昨年末飛んでしまい
ブログ、記事の復旧作業でしばらく更新をお休みしていました。
またぽつぽつ書きたいと思います。
Aki

PoICというシステムが自分の生活に出来る限り自然なものとする為に、
様々な書籍を熟読し、実験を繰り返しています。

始めからPile of Index Cards systemを軸に考えているのは
既に自分にとって限りなく肌に合ったメソッドであり、今の所これ以上の
システムを1から構築する必要もないと考えているからです。

あとは自分の生活に溶け込む様、ほんの少しのエッセンスを足したり引いたりすれば
十分な知的生産、また生産性の向上を得られると思っています。

ですので、あくまでベースにはPoICありきです。

幸いにも提唱者のHawkexpress氏は十人十色の部分に大きな
のりしろを設けてくれています。好きな様にカスタマイズしてこのブログで紹介し、
もし同じ様な環境の方がいたら参考にしてもらえたら幸いと思います。

本題のGTDカードに関してです。

最近は特にGTD、Getting Things Doneに限った事でもなく、
昔から存在する所謂「ToDoリスト」なるものをいかに成し遂げるか？
という問題の解決策の糸口を模索しています。

このBlogを読んでいる方だったら多くの方が経験した事だと思います。
ToDoリストのある一つの項目だけ延々と完了しない、といった自体です。

「今日やる事」を何らかのツールを使って明確した所で何故か完了しない・・・。
3日遅れ、1週間遅れ、遂には一ヶ月遅れて、とうとうその案件の締め切りに間に合わず、
リカバリ不能になるという場面です。

これらの案件に共通するパターン、規則性をあれこれ調べながら考えてみました。
結果的にどんな手法やツールを使おうが考え方自体を改めないと
何の解決にもならない、という小さな答えに辿り着きました。

GTD、GTD＋R、Hipster PDA然り。

参考書籍は講談社 野口悠紀雄著 「超」手帳法です。
（もう一点は詳伝社 吉越浩一郎著 デッドライン仕事術です。今回は割愛します）

「超」手帳法によるとToDoリストの章で彼はこんな事を書いています。
「ToDoリストは両刃の剣」「やりたくない仕事をいかにしてやり遂げるか」
「何故着手出来ないのか」 こんなところです。

細かく書いてしまうと紙面がいくらあっても足りないので割愛しておきますが、
多くの仕事術がうまくいかない根幹を言及している様に思います。

やるべきだけどやらない、やりたくてもやれないタスクが
ぐーるぐーると延々にループする原因と改善策を提示していました。

■GTDカードへの改善策とアプローチ
・他人と約束する（自分を縛る）
・タスクリストのチェック、消す行動を喜びにする。
・仕事を分解させる。

大まかにはこの様な改善点を挙げています。
どれもすぐに出来そうな事ですね。他人と約束するのは少々大変ですがｗ

特に仕事を分解するのは効果的かと思います。
考えたのは、むしろToDoに書いた内容そのものに問題があるのではないかと考えました。

私なりに簡単に遂行出来るアプローチを1つ見つけました。
ToDoリスト、next action cardsに書く内容はより具体的に
書かなければならないという事です。

どの程度細分化するのかは個人差があって当然だと思いますが、
たとえ小さなタスクだからと言って1項目にせず、さらに細分化した
チェックリストを起こしておくのがベストです。

・出来れば関わる案件を他人と、自分に約束する。
・毎日全てのタスクを書き出し、GTD内で小さなタスクフォースを編成する。
（似た案件や同時に出来る事はことごとくやってしまう。という考え方）
・全ての注意を「今日」という日にフォーカスし、終業時に俯瞰する。
（ToDoリストと未来のスケージュールを「見える化」する）

■私的タスクトラッキングのルール

流れにするとこの様な感じです。
→発散
INBOXを設けてとにかくやる事を集めまくる

→収束
INBOXの中からプチタスクフォースを編成して片っ端から、
かつ要領良く仕事が出来る様にまとめる。

→細分化
やるべき事を自分で消化出来る位細かく砕いて
今日やる事を、「今やる事」位に現実的に提示する。

今、GTDカードがいつまで経っても完了しない問題を改善する策は
この様なアプローチ、ルールを自分で決めて実行しています。